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Una cadena de producción documental con valor añadido

Para concretizar la visión de un documento empresarial que constituya un soporte real para la relación con el cliente, las empresas deben reforzar el control de un parque heterogéneo y a veces obsoleto: equipos de impresión, introducción en sobres y franqueo. El reto principal de los centros de correo reside en la necesidad de garantizar el respeto de los plazos y el nivel de calidad requerido por los usuarios internos y la dirección de la empresa. Los responsables de estos centros desempeñan hoy un papel estratégico para la empresa y deben satisfacer nuevas exigencias.

Acuerdos de nivel de servicio

Cuando una partida de gastos se dedica únicamente a la edición en volumen de documentos de gestión por motivos de obligación reglamentaria, el centro de autoedición constituye actualmente un eslabón clave en la cadena de producción de valor añadido de la empresa. Este nuevo estatus impone una mayor obligación de resultados, materializada por acuerdos de nivel de servicio (ANS) tanto en plazos de realización como en la calidad de los documentos producidos. Para responder a este desafío de fiabilidad industrial, las soluciones de pilotaje de la producción documental SEFAS federan en un conjunto homogéneo y conducido de modo centralizado todos los recursos de producción locales y remotos. Este proceso permite, particularmente, dinamizar las “colas” o líneas de espera, no sólo en función de imperativos técnicos, sino también de las prioridades estratégicas y de gestión interna definidas por la empresa.

Interacción con el usuario interno

La comunicación personalizada al servicio de la relación con el cliente también es muy diferente en otro punto a los trabajos en volumen, hasta hoy encomendados a los centros de correo. Las soluciones SEFAS responden a este problema aportando las garantías indispensables en materia de seguridad y confidencialidad de datos, evitando por ejemplo todo riesgo de confusión de destinatarios. Los usuarios internos, o la empresa cliente cuando se trata de un proveedor de servicios, pueden participar directamente a través de una interfaz web intuitiva en el proceso de validación previo a la producción. También pueden recibir alertas automáticas sobre la correcta ejecución de las tareas una vez terminado el tratamiento.

 

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